Construcción de una Automatización con SAP Document Information Extraction en SAP BPA

El procesamiento manual de documentos empresariales es una fuente significativa de ineficiencia operativa y errores. Este artículo técnico detalla la metodología y los pasos prácticos para construir una solución de automatización inteligente utilizando dos servicios clave de la SAP Business Technology Platform (BTP): SAP Build Process Automation (BPA) y SAP Document Information Extraction. Se presenta la arquitectura de la solución, describiendo la interacción entre el orquestador de procesos y el servicio de inteligencia artificial. A través de una guía paso a paso, se demuestra cómo configurar los prerrequisitos en BTP, diseñar el flujo de automatización en SAP BPA, integrar la llamada a la API de extracción de datos, e implementar un paso de validación humana opcional. El resultado es un flujo de trabajo robusto y escalable que transforma documentos no estructurados, como facturas, en datos validados listos para ser consumidos por sistemas transaccionales, logrando una notable reducción de costos y un aumento en la precisión de los datos.

Palabras Clave

• SAP Document Information Extraction
• SAP Build Process Automation (BPA)
• Automatización de Documentos SAP
• Intelligent Document Processing (IDP)
• SAP Business Technology Platform (BTP)
• Automatización Robótica de Procesos (RPA)
• Procesamiento de Facturas SAP

1. Introducción

En la era de la hiper automatización, el procesamiento manual de documentos como facturas, órdenes de compra o notas de entrega representa uno de los mayores cuellos de botella para la eficiencia empresarial. SAP Build Process Automation (BPA), en combinación con el servicio de inteligencia artificial SAP Document Information Extraction, ofrece una solución robusta para eliminar esta carga manual, permitiendo a las empresas automatizar la extracción de datos de documentos de forma rápida, precisa y escalable.
Este artículo técnico sirve como una guía detallada sobre la construcción de una automatización con SAP Document Information Extraction en SAP BPA. Exploramos la arquitectura, los pasos de configuración y las mejores prácticas para implementar un flujo de trabajo de procesamiento inteligente de documentos (Intelligent Document Processing) dentro del ecosistema de SAP BTP.

2. Arquitectura de la Solución.

Para construir esta automatización, es fundamental entender cómo se comunican los dos servicios principales dentro de la SAP Business Technology Platform (BTP).

• SAP Document Information Extraction (DOX): Es un servicio de IA pre-entrenado que utiliza machine learning para digitalizar y extraer información estructurada de documentos empresariales [1].
• SAP Build Process Automation (BPA): Es la plataforma de automatización de SAP que combina capacidades de RPA, flujos de trabajo y reglas de negocio en un entorno low-code/no-code [2]. BPA orquesta todo el proceso.
  El flujo de trabajo típico es el siguiente: un documento llega a un repositorio, un bot de SAP BPA lo recoge, lo envía a la API de SAP Document Information Extraction, recibe los datos extraídos y, finalmente, utiliza esos datos para ejecutar una transacción en un sistema ERP.

  3. Prerrequisitos: Configurando el Entorno en SAP BTP.

  

  Antes de iniciar la construcción del proceso, es fundamental tener los siguientes servicios correctamente configurados y suscritos en su subcuenta de SAP BTP:

  • Suscripción a SAP Build Process Automation.
  • Suscripción a SAP Document Information Extraction: Es crucial que se haya creado una instancia de servicio y su correspondiente “Service Key” para obtener las credenciales de la API [3].
  • Configuración del Destination: En el cockpit de BTP, se debe crear un “Destination” que apunte al servicio de Document Information Extraction para simplificar la gestión de la conexión desde BPA.
  

  4. Construcción del Proceso de Automatización en SAP BPA (Paso a Paso.)

  El desarrollo dentro de SAP Build Process Automation se realiza de forma visual. A continuación, se describen los pasos macro para crear el flujo de automatización.
  4.1. Creación del Proceso de Negocio: Inicie un nuevo proyecto y cree un Proceso de Negocio que actuará como el orquestador principal.
  4.2. Integración de la Acción de Extracción: Utilice la acción predefinida “Extract Data from Document” de la librería de SAP BPA. Configure esta acción para que utilice el Destination creado y especifique los parámetros de entrada, como el archivo del documento y el document Schema si aplica [4].

  

  4.3. Manejo de la Respuesta y Validación: Mapee la estructura JSON devuelta por la API a variables del proceso. Se recomienda incluir un paso de validación humana mediante un “Form” que se asigna a un usuario si el nivel de confianza de la extracción es bajo.

  

  4.4. Ejecución de la Lógica en el Sistema de Destino: Una vez validados los datos, el paso final es interactuar con el sistema de destino, ya sea mediante una llamada a una API estándar de S/4HANA o ejecutando un bot de RPA para sistemas que no dispongan de APIs.

  5. Conclusión

  La construcción de una automatización con SAP Document Information Extraction en SAP BPA es un ejemplo perfecto de “Hiperautomatización Inteligente”. Al combinar la orquestación de procesos de BPA con las capacidades de IA de DOX, las organizaciones pueden transformar operaciones manuales y propensas a errores en flujos de trabajo digitales, eficientes y resilientes. Esta integración no solo ahorra tiempo y reduce costos, sino que también libera al personal para que se enfoque en tareas de mayor valor añadido, impulsando la transformación digital desde el núcleo operativo del negocio.

  Para una demostración visual completa y ver en acción cómo se construye este flujo de trabajo, le invitamos a ver la grabación de nuestro webinar. En esta sesión práctica, aplicamos los conceptos de este artículo paso a paso. Puede acceder al video en el siguiente enlace: https://www.youtube.com/watch?v=1xbouri2esA&t=6023s

  6. Referencias.

   SAP Help Portal (2025). Official Documentation: What Is Document Information Extraction? SAP SE.
  SAP Help Portal (2025). Official Documentation: What Is SAP Build Process Automation? SAP SE.
   SAP Developers Tutorial (2025). “Set Up SAP Document Information Extraction Service in SAP BTP”. developers.sap.com.
   SAP API Business Hub (2025). Document Information Extraction API Reference. SAP SE.