SAP Concur – Gestión de viajes

SAP Concur, una plataforma SAP basada en la nube y bajo el modelo de software como servicio (SaaS), ofrece soluciones integradas de gestión de viajes, gastos y facturas para agilizar y automatizar procesos cotidianos. Al integrar datos en tiempo real y utilizar la inteligencia artificial para analizar las transacciones, las empresas pueden visualizar sus gastos, mejorar el cumplimiento y evitar posibles puntos ciegos en el presupuesto.

La plataforma también incorpora capacidades de aprendizaje automático, una forma de inteligencia artificial que profundiza en la comprensión de los tipos de gastos de viaje que se reembolsan. Este enfoque tiene como objetivo identificar comportamientos anómalos y posibles errores en la introducción de datos, mejorando así la precisión y la integridad del proceso de gestión de gastos.

¿A quién va dirigido SAP Concur?

SAP Concur está diseñado específicamente para empresas medianas y grandes que manejan un alto volumen de solicitudes de gastos, procesando cientos de ellas por mes. Esta plataforma ofrece soluciones integrales para la gestión de viajes, gastos y facturas, automatizando y simplificando estos procesos cotidianos, lo que se traduce en un ahorro significativo de tiempo y recursos para las empresas. Grandes empresas como Cisco System, Renault, BBVA, entre otros, ya han apostado por este producto de SAP.

La implementación de SAP Concur, a largo plazo se convierte en una inversión rentable para las empresas. El ahorro en tiempo, recursos y costos, junto con la mejora en el cumplimiento normativo y la satisfacción de los empleados, justifican plenamente la inversión. También brinda la oportunidad de hacer demostraciones y pruebas sin coste, por lo que las empresas pueden explorar la plataforma antes de decidirse.

Además la empresa ofrece una amplia variedad de recursos de capacitación para ayudar a los empleados a familiarizarse con la plataforma y aprovechar al máximo sus beneficios.

Ventajas de utilizar SAP Concur

• Integración nativa con SAP.
• Eliminación del papel mediante procesos OCR, que están certificados por la Agencia Tributaria española.
• Asegura un manejo de los gastos con el cumpliendo las normativas de cada país. Además, el software cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria y las diputaciones forales de País Vasco y Navarra, dando validez a las copias digitales (fotos) realizadas en SAP Concur.
• La gestión del kilometraje se efectúa de forma automática con Google Maps y se reflejan los informes de gastos en la aplicación a partir de la información recibida, al contrario que la gestión manual que ofrecen otras soluciones, teniendo esta última opción también disponible si el usuario lo desea.
• Puede utilizar un proceso de reserva fuera de línea para reservar sus segmentos de viaje. Después de completar los gastos previstos para su solicitud y su gerente la aprueba, se envía un correo electrónico de confirmación a la agencia de reservas con todos los detalles del viaje necesarios para emitir su reserva.
• Envíos estandarizados para ciertos países.
• SAP Concur App Center, marketplace donde se pueden encontrar y conectar diversas aplicaciones de terceros que se integran con tus soluciones SAP Concur.
• Además dispone de una aplicación móvil para que los empleados puedan acceder a sus viajes y subir sus gastos. Actualmente valorada, con una puntuación de 4,6 sobre 5 contando con más de 15,5 mil valoraciones en la App Store y 4.7 sobre 5 en la Play Store, con más de 102.000 valoraciones.

Beneficios de utilizar SAP Concur

Para las empresas:

• Mayor eficiencia en el procesamiento de solicitudes de gastos: SAP Concur agiliza el proceso de creación, revisión y aprobación de gastos, reduciendo significativamente el tiempo y el esfuerzo manual necesarios. Esto libera a los empleados para que se concentren en tareas más estratégicas.
• Ahorro en costos: La automatización y la visibilidad que proporciona SAP Concur ayudan a las empresas a identificar y eliminar gastos innecesarios, así como a prevenir fraudes y errores.
• Mejor cumplimiento normativo: SAP Concur facilita el cumplimiento de las políticas de viajes y gastos de la empresa, asegurando que se sigan los procedimientos correctos y se eviten problemas legales.
• Mayor visibilidad del gasto: La plataforma proporciona información detallada sobre el gasto de la empresa en tiempo real, lo que permite a los gerentes tomar decisiones más informadas sobre la asignación de recursos.

Para los empleados:

• Solicitud de gastos más sencilla: Los empleados pueden crear y enviar solicitudes de gastos de manera rápida y fácil desde cualquier dispositivo, incluyendo teléfonos móviles.
• Organización simplificada de viajes: SAP Concur ayuda a los empleados a reservar viajes, encontrar hoteles y gestionar sus itinerarios de acuerdo con las políticas de la empresa.
• Seguimiento del estado de las solicitudes: Los empleados pueden verificar el estado de sus solicitudes de gastos en cualquier momento y recibir notificaciones cuando se requiera su acción.

Soluciones SAP Concur

SAP Concur ofrece un conjunto completo de soluciones integradas para la gestión de viajes, gastos y facturas, diseñadas para ayudar a las empresas a optimizar sus procesos financieros, reducir costos y mejorar el cumplimiento.

Las principales soluciones SAP Concur son:

1. Concur Expense para gestión de Gastos:
   • Permite a los empleados informar fácilmente los gastos relacionados con los negocios. Pueden ingresar los detalles de los recibos y gastos directamente en la plataforma o mediante la aplicación móvil.
   • Automatiza la creación de informes de gastos al integrar los datos de los recibos y tarjetas de crédito, ahorrando tiempo y reduciendo errores manuales.
   • Políticas de gastos: La plataforma permite a las empresas establecer y hacer cumplir políticas de gastos para garantizar el cumplimiento normativo y reducir gastos indebidos.
2. Concur Travel para gestión de Viajes:
   • Facilita la planificación y reserva de viajes de negocios. Los empleados pueden realizar reservas de vuelos, hoteles y alquiler de automóviles dentro de la plataforma.
   • La solución permite a las empresas establecer políticas de viaje para garantizar que los empleados tomen decisiones de reserva que estén dentro de los límites establecidos.
   • Ayuda a rastrear y gestionar los gastos relacionados con los viajes, asegurando la conformidad con las políticas de la empresa.
3. Concur Invoice para Gestión de Facturas:
   • Simplifica el proceso de entrada, aprobación y pago de facturas. Permite a las empresas capturar facturas en formato electrónico, gestionar flujos de trabajo de aprobación y realizar pagos de manera eficiente.
   • La plataforma se integra con los sistemas contables y financieros existentes para garantizar la coherencia de los datos y facilitar la reconciliación financiera.
   • Visibilidad en tiempo real del estado de las facturas y el rendimiento del proceso, lo que ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas y mejorar la eficiencia operativa.

Herramientas adicionales

• SAP Concur Budget: para la gestión de presupuestos. Budget coloca los datos de gastos en un solo lugar para que los gerentes puedan ver fácilmente el estado del presupuesto y tomar decisiones basadas en información completa, precisa y oportuna.
• SAP Concur Request: Permite a los empleados solicitar aprobaciones para compras, viajes y otros gastos.
• SAP Concur Analytics: Ofrece herramientas para analizar datos de viajes, gastos y facturas.
• SAP Concur Intelligence: Utiliza inteligencia artificial para identificar oportunidades de ahorro y mejorar la eficiencia.
• Entre otras.

Además estas soluciones sus funcionalidades se pueden extender a través una amplia gama de aplicaciones de terceros que se integran con ellas por medio del SAP Concur App Center.

SAP Concur App Center ofrece una amplia gama de aplicaciones de terceros que se integran con las soluciones SAP Concur. Estas aplicaciones pueden extender la funcionalidad de SAP Concur para satisfacer necesidades específicas de la empresa

El Concur App Center cuenta con más de 180 partners e integraciones nativas, sin necesidad de intercambios de ficheros o API por parte del cliente.

Integraciones de SAP Concur

Ningún software puede ofrecer una solución completa. Por eso, se ha desarrollado una plataforma flexible que integra nuestras soluciones con sus sistemas de Recursos Humanos, Nómina, Finanzas, CRM y muchos más. Al utilizar nuestras aplicaciones prediseñadas o crear integraciones personalizadas, su empresa puede gestionar los gastos de manera sencilla y eficiente. La siguiente sección describe las diferentes opciones de integración para el servicio en la nube.

ERPs

• Conexión nativa con SAP ERP y S/4HANA para un flujo de datos transparente y automatización de tareas.

SAP S/4 HANA

• Integración específica para SAP S/4 HANA que optimiza aún más los procesos financieros y de gestión.
• Aprovechamiento de las capacidades avanzadas de análisis de datos de SAP S/4 HANA.
• Mayor eficiencia y visibilidad en la gestión de viajes y gastos.

Vuelo y Hotel

• Reservas centralizadas y gestión automatizada de viajes con herramientas como SAP Concur Trip Management.
• Beneficios de fidelización de aerolíneas y hoteles.

Automóviles y Trenes

• Alquileres simplificados con agencias como Avis, Hertz y Budget.
• Viajes en tren fluidos con operadores como Amtrak y Deutsche Bahn.
• Movilidad compartida con Uber y Lyft.

Finanzas y RR. HH.

• Gastos automatizados y conciliación simplificada con herramientas como SAP Concur Expense.
• Integración con nómina para pagos agilizados.
• Gestión completa de gastos con aprobaciones, informes y reembolsos automatizados.

Soluciones de TI

• Productividad mejorada con sincronización de calendarios, contactos y correos electrónicos.
• Herramientas de trabajo integradas como Slack y G Suite.
• Acceso centralizado a documentos en sistemas como SharePoint.

Cumplimiento

• Viajes seguros y conformes con herramientas de auditoría, cumplimiento y gestión de riesgos.
• Prevención de fraude en gastos de viaje.

Sostenibilidad

• Reducción de la huella de carbono con herramientas de gestión de carbono.
• Alojamiento ecológico y opciones de transporte sostenibles.

Duty of Care

• Viajeros informados con alertas de seguridad y asistencia en caso de emergencias.
• Seguimiento de la ubicación y bienestar de los empleados que viajan.